آموزش نحوه نگارش و ارسال ایمیل به استاد برای اپلای
یکی از مهمترین مواردی که در اخذ پذیرش دانشگاه‌ها در مقاطع تحصیلی مختلف خصوصاً دوره تحصیلات تکمیلی مؤثر است، ارسال ایمیل به اساتید و برقراری ارتباط با آنها در طول فرآیند پذیرش است. رمز موفقیت در گرفتن پذیرش از دانشگاه‌ها یا دریافت فاند، جلب رضایت اساتید دانشگاه است. برای همین بهتر است که تحقیقی در مورد اساتید دانشگاه مورد نظر داشته باشید و یکی از اساتید را برگزیده و با او از طریق ارسال ایمیل مکاتبه کنید. در این مقاله اطلاعاتی درباره نحوه ایمیل زدن به استاد برای اپلای ارائه خواهد شد. نوشتن ایمیل مناسب با فرمت صحیح بسیار اهمیت دارد. زیرا می‌تواند علاقه و اشتیاق واقعی شما را برای کار با استاد مورد نظر نشان دهد. لطفا ًدر ادامه مطلب با ما همراه باشید تا مروری بر نحوه صحیح نگارش متن ایمیل ارسالی و چند مورد دیگر داشته باشیم.
عنوان ایمیل
مهمترین بخش ایمیل عنوان آن است. زیرا اولین چیزی است که فرد دریافت‌کننده ایمیل، آن را می‌بیند. بنابراین انتخاب عنوان درست از اهمیت زیادی برخوردار است. اکثر ایمیل‌ها حتی توسط اساتید باز نمی‌شوند. زیرا اساتید ایمیل‌های بسیار زیادی از دانشگاه‌ها، دانشجویان، مجلات علمی و … دریافت می‌کنند و قطعاً فرصت نخواهند داشت که همه ایمیل‌ها را مطالعه کنند. گاهی حتی ممکن است ایمیلی که فرستاده‌اید، صرفاً به علت داشتن عنوان نامناسب مانند سلام و احوال‌پرسی پاک شود.
کلید واژه پیشنهادی ما برای شما PROSPECTIVE STUDENT است که به معنی به معنی دانشجوی آینده می‌باشد. اگر این کلید واژه در بخش عنوان نوشته شود، می‌توان تضمین کرد که استاد حتماً ایمیل شما را خواهد خواند. نهایتاً حتی اگر خود استاد درباره درخواست شما تصمیمی نگیرد، قطعاً آن را برای فرد مناسبی ارسال خواهد کرد و در هر حالت شما پاسخ مناسبی دریافت خواهید کرد.
مقدمه ایمیل
پس از مشخص کردن موضوع ایمیل، متن خود را خواهید نوشت. شروع متن با مخاطب قرار دادن فردی خواهد بود که ایمیل برای او ارسال می‌شود. در اینجا ایمیل را برای استاد ارسال می‌کنید پس بهتر است برای احترام قبل از نوشتن نام وی از عبارتی مانند استاد عزیز استفاده کنید.
بهترین خطاب نام استاد، همراه با عبارت Dear professor است. البته اگر وی هنوز استاد تمام نشده می‌توانید از واژه Dr هم استفاده کنید. ضمناً به یاد داشته باشید که به هیچ وجه نباید از عباراتی مانند Dear Sir یا Dear Madam استفاده کنید.
بدنه ایمیل
بدنه ایمیل مهمترین بخش ایمیل است. قبل از ارسال ایمیل، مطمئن شوید که همه چیز در این بخش مرتب است. از قالب و محتوای متن گرفته تا قواعد دستور زبان و علائم نگارشی. از نوشتن متن طولانی شدیدًا بپرهیزید. زیرا اگر متن طولانی باشد ممکن است استاد به کل از خواندن آن صرف نظر کند. ایده‌آل‌ترین حالت، نوشتن متنی با 3 پاراگراف است.
پاراگراف اول معمولاً مقدمه‌ای از خود دانشجو است و اینکه چه هدفی از ارسال این ایمیل دارد. درباره خودتان بنویسید. درباره تحصیلات‌تان و علاقمندی‌های پژوهشی که در یک حوزه خاص تحقیقاتی دارید. سعی کنید مختصر و کوتاه بنویسید، اما در عین حال به مدارک و گواهینامه‌ها و تجربیاتی که داشته‌اید هم اشاره کنید.
پارگراف دوم بخش حساس ایمیل است. جایی که نوشته شما می‌تواند تاثیرگذار باشد. سعی کنید به بهترین نحو ممکن این قسمت را بنویسید. قطعاً به خاطر حساسیت بالای این بخش، هر قدر برای آن وقت بگذارید باز هم ارزش دارد.
ایمیلی که برای استاد می‌فرستید باید نشان دهد که درک کاملی از حوزه پژوهشی استاد دارید. معمولاً هر استاد در یک یا چند زمینه پژوهشی که در آن تخصص لازم را دارد، کار می‌کند، بنابراین فقط در همان زمینه بودجه پژوهشی دریافت می‌کند. پس در صورتی که به کار در حوزه تخصصی استادتان علاقه‌مند هستید و قبلاً تجربیاتی در آن زمینه کسب کرده‌اید، می‌توانید برای دریافت فاند از استاد با او ارتباط برقرار کنید.
هنگام نوشتن ایمیل به استاد، به مقالات و آثار تحقیقاتی استاد اشاره کنید و نشان دهید که به خوبی با کارهای او آشنا هستید. برای این کار بهتر است چند مقاله نوشته شده توسط استاد مورد نظر را بخوانید تا به وی نشان دهید که در مسیر رسیدن به هدف خود مصمم هستید و واقعاً احساس تکلیف می‌کنید. این موارد وی را ترغیب می‌کند که حتماً به ایمیل شما پاسخ دهد.
همچنین می‌توانید توضیح دهید که چطور و تا چه اندازه در فیلد پژوهشی مورد نظر کار کرده‌اید و کارهایتان تا چه اندازه به کارها و پروژه‌های استاد نزدیک و مرتبط است.
هرچند که در پاراگراف اول در حد یک جمله هدف خود از ارسال این ایمیل را بیان کرده‌اید، اما در پاراگراف سوم باید درخواست خود را به صورت شفاف و کاملا واضح بیان کنید. مساله پیچیده را نکنید و صادقانه خواسته خود را بیان کنید. در نهایت پس از اشاره به درخواست خود، اشاره کنید که آماده‌اید تا به هرگونه سوال یا درخواستی از سمت استاد را پاسخ بدهید و منتظر نظر استاد هستید.
امضا ایمیل
آخرین بخش ایمیل که به بخش امضا معروف است هم مهم است. بهتر است بخش امضا تا حد امکان ساده و کوتاه باشد. حتماً از عبارت‌های مرسوم در بخش پایانی مانند Yours sincerely، استفاده کنید. امضا شما عبارت است از نام کامل خودتان، دانشگاه محل تحصیل و شهر و کشورتان.
دستور زبان و علائم نگارشی
بسیاری از متقاضیان بدون رعایت برخی مسائل مانند لحن نگارش متن و خصوصاً دستور زبان انگلیسی و علائم نگارشی اقدام به ارسال ایمیل به اساتید می‌کنند. رعایت نکردن اصول نگارشی در ایمیل نشان می‌دهد که نویسنده آن به اندازه کافی از مهارت‌های نگارش زبان انگلیسی برخوردار نیست. اغلب اساتید به چنین ایمیل‌هایی حتی پاسخ نمی‌دهند. زیرا آنها افرادی دانشگاهی و آکادمیک هستند و به رعایت اصول نگارشی اهمیت بسیار زیادی می‌دهند. آنها از فردی که درخواست ادامه تحصیل در مقاطع تحصیلات تکمیلی را دارند، انتظار دارند مهارت بالایی در نگارش داشته باشند تا بتواند مقصود خود را به درستی بیان کنند. به یاد داشته باشید که نباید از کلمات مخففی که در هنگام چت به کار گرفته می‌شود استفاده کنید.
جمع بندی نحوه ارسال ایمیل
- سعی کنید متن‌تان کوتاه و در حد 3 پاراگراف باشد.
- در پاراگرف اول از خودتان، زمینه پژوهشی و علاقمندی‌تان بگویید.
- در پاراگراف دوم به استاد نشان دهید که به خوبی با او آشنا هستید و احساس می‌کنید که می‌توانید با او همکاری خوبی در بحث‌های پژوهشی داشته باشید.
- در پاراگرف سوم درخواست خود را به صورت واضح بیان کنید. مثلاً بیان کنید که هدف شما از ارسال این ایمیل دریافت فاند از استاد است.
- در نهایت بخش امضا را فراموش نکنید و حتماً یکبار دیگر به لحاظ علائم نگارشی و لحن نوشته، متن خود را کنترل کنید.
چرا ممکن است استاد به ایمیل شما جواب ندهد؟
اگر پاسخی به ایمیل شما داده نشد، حتماً یکی از موارد زیر از دلایل عدم پاسخ استاد به شما بوده است:
- ممکن است استاد هنوز ایمیل شمار را ندیده باشد
- ممکن است استاد مورد نظر شما درحال حاضر فاندی برای ارائه در اختیار نداشته باشد
- ممکن است ظرفیت موجود تمام شده و به همین خاطر دیگر استاد قصد گرفتن دانشجوی دیگر را نداشته باشد.
- ممکن است ایمیل شما در پوشه‌ی اسپم قرار گرفته باشد و استاد متوجه آن نشود.
- ممکن است متن ایمیل و یا رزومه‌ای که برای استاد فرستاده‌اید طوری نبوده که نظر استاد را به خود جلب کند.
- ممکن است استاد چندین درخواست را به صورت همزمان دریافت کرده باشد و بخواهد که افراد را با یکدیگر مقایسه کند.
در صورتی که جوابی از استاد نگرفتید، بعد از مدتی مشخص مجدد برای او ایمیل بفرستید. در ایمیل دومی که ارسال می‌کنید به صورت مودبانه به ایمیل قبلی خود اشاره کنید. مثلاً بنویسید که شاید ایمیل قبلی به دست‌تان نرسیده است.
بهترین زمان ارسال ایمیل به استاد
زمان ارسال ایمیل به استاد بسیار مهم است. اگر در زمان مناسبی برای استاد ایمیل بفرستید به احتمال زیاد ایمیل شما اولین مورد در بین انبوه ایمیل‌های ارسال شده به استاد، پاسخ خواهد گرفت. اولاً بهتر است یک سال قبل از ترمی که می‌خواهید وارد دانشگاه مورد نظر شوید با استاد مورد نظر مکاتبه کنید تا در این بازه زمانی تقریباً طولانی، پاسخ نهایی را از استاد بگیرید. اگر جواب وی منفی بود که می‌توانید با استاد دیگری مکاتبه کنید، اگر نه بهتر است کمی در مورد اقداماتی که باید انجام دهید با وی صحبت کرده و از او راهنمایی بگیرید. دوماً سعی کنید در زمان کاری وی برایش ایمیل ارسال کنید.
نمونه ایمیل به استاد برای دوره کارشناسی ارشد
معمولاً اساتیدی که بر روی کارهای پژوهشی تمرکز می‌کنند، بسیار پرکارند و فرصت چندانی برای خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها ندارند. واقع‌بین باشید و انتظار نداشته باشید که اساتید بلافاصله به ایمیل شما پاسخ دهند. اما درعین حال ناامید هم نشوید.
ایمیل با موضوع اپلای باید بسیار کوتاه و مختصر باشد. از اضافه گویی بپرهیزید زیرا نامه‌ای که بیشتر از ۵ خط داشته باشد معمولاً توسط اساتید خوانده نمی‌شود. در ادامه یک نمونه ایمیل به استاد برای پذیرش کارشناسی ارشد آورده شده است:
Subject: Prospective Student Fall 2019 – Advertising Research Info needed.
Dear Dr. John,
I am applying to University of Wisconsin for fall 2019 for MS in Marketing. I have read few of your research publications on Advertising Research targeting online customers. I have worked on similar marketing project at school involving design and processing online customer data by surveys. I am interested in advertising research area and would like to know about research opportunities to work with you.
Looking forward for your reply,
Regards,
Kumar
نمونه ایمیل به استاد برای دوره دکتری
ایمیل‌هایی که به استاد برای دوره دکتری ارسال می‌کنید، باید کمی طولانی‌تر باشند تا استاد مربوطه اطلاعات بیشتری در مورد متقاضی کسب کند. ایمیل‌های مربوط به پذیرش در دوره دکتری می‌توان 2 فرمت تقسیم کرد.
فرمت اول: نمونه ایمیل به استاد برای اپلای دکتری
Email Subject: Prospective PhD Student of ———— Engineering (Name of Scholarship Scheme)
Respected Prof. Dr. XYZ
Have a Good Day;
I would like to inquire whether you are currently accepting graduate students. I am writing to you in order to find a suitable Doctorate (PhD) student research position in your esteemed research group. Currently, I hold my Master’s degree in ———— from ———— University and Bachelor’s degree in ———— from ———— University.
Besides that, I have more than ———— years of versatile professional work experience which includes ————. The main focus of my research and professional work experience has been ————. I have explored your department’s graduate school website in detail. Moreover, I have studied your research interests along with some recent publications and it seems like an excellent fit for me. I want to do my doctoral research under your kind supervision. If you find me a potential candidate, then please accept me as your PhD student and issue me an “ACCEPTANCE LETTER” as my PhD supervisor, so that I can timely proceed with my admission application. I am going to apply for “———— Scholarship Scheme” for the intake session ————.
My “CV” and academic transcripts of bachelor and Master are attached, please have a look into that. I shall be looking forward a positive response from you. Thanks.
Best Regards,
Your Name
Prospective PhD Student
Email ID & Cell Number
فرمت دوم: نمونه ایمیل به استاد برای فرصت مطالعاتی
Dear Dr. Kolher,
I am writing to express my interest in the clinical postdoctoral position listed on the University of New York’s Career website. Currently, I am a student in Dr. Bart Lee’s lab at the University of New York. I plan to graduate in May 2013 with a doctorate degree in Clinical Psychology. I would like to begin in your lab in September 2013. I have followed your research on multidisciplinary involvement in patient care with great interest. I am confident that a postdoc position on your team would provide me with the clinical experience I need to advance my career to the next level. My career goal is to work with children and adolescents who demonstrate or are at risk for addictive or antisocial behaviors.
My research in Dr. Lee’s lab focuses on the role of television programming in promoting addictive and antisocial behaviors. Thus far, the research findings are very enlightening, especially in terms of the susceptibility of adults. As suspected, the research confirmed that young children and adolescents are highly inclined to adopt and repeat the behaviors seen on television. What our team found is that adults are almost as likely to believe what they see and hear on television as children, especially when the information comes from a well-known personality.
In addition to my academic achievements, I spent 3 years as a counseling intern at Lakeside Hospital. During this internship, I worked with victims of abuse and violent crimes. While working toward my Master’s degree, I counseled patients who had experienced life-altering traumas at the Seashore Rehabilitation Hospital. The supervised experience offered by this postdoctoral opportunity will allow me to work with families struggling to adjust and cope with the mental illness of a family member.
I am positive a postdoctoral position with you will allow me to gain invaluable clinical experience. Please feel free to contact me on my cell phone at (555)-555-5555 to arrange an interview. I will be attending your seminar on Changing Family Dynamics in Austin, Texas on June 25, 2013. If you prefer, I will be happy to meet with you for an interview before or after the seminar. I will call your office to follow up in two weeks. Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.
Sincerely,
Jane Palden
Ms. Jane Palden
Enclosure: Curriculum Vitae
آیا تا کنون تجربه ارسال ایمیل به استاد داشته‌اید؟ به نظر شما چه عواملی سبب دریافت جواب مثبت یا ریجکت شدن ایمیل می‌شود؟ نظرات و تجربیات خودتان را با ما به اشتراک بگذارید.