مروری بر نحوه مکاتبه با اساتید خارج از کشور
یافتن استاد راهنمای مناسب یکی از موارد تاثیرگذار در آینده هر دانشجویی است. زیرا علاوه بر فرایند گرفتن پذیرش، در طول تحصیل نیز بسیاری از وقت خود را با آن استاد خواهید گذراند و این استاد راهنما است که زمینه تحقیقاتی شما و به طبع آن آینده علمی شما را معین خواهد کرد. علاوه براین شما باید بدانید که پس از یافتن یک استاد مناسب چگونه به مکاتبه با اساتید خارج از کشور بپردازید. در این مطلب قصد داریم درباره نحوه پیدا کردن استاد مناسب و مکاتبه با وی صحبت کنیم.
برای یافتن استاد مناسب جهت اخذ فاند یا هر مورد دیگری، روش‌های زیادی وجود دارد که ما در اینجا به 4 مورد از متداول‌ترین روش‌ها خواهیم پرداخت.
1: مشاوره و کمک گرفتن از افراد با تجربه
روش اول مشاوره و کمک گرفتن از افراد مطلع و باتجربه است. بنابراین به نظر می‌رسد که مشورت با اساتید داخلی، یا استاد راهنمای دوره کارشناسی ارشد و یا دانشجویانی که در گذشته موفق به اخذ پذیرش شده‌اند، بهترین گزینه باشد. گاهی برخی از دانشجویان تصور می‌کنند که اساتید داخلی اطلاع چندانی درباره اساتید خارج از کشور ندارند، اما واقعیت اینگونه نیست. اساتید داخلی به علت مطالعه منابع و مقاله‌های گوناگون و یا به واسطه تجربه دانشجویان قبلی خود موفق به دریافت پذیرش شده‌اند، می‌توانند بهترین راهنمای شما باشند.
2: جستجو از سایت‌های دانشگاه‌های مختلف
روش دوم که یه روش شناخته شده و مطرح برای یافتن اساتید است، جست‌وجو از طریق وب‌سایت دانشگاه‌های مختلف است، خصوصاً زمانی که دانشگاه خاصی را مد نظر داشته باشید. پس با مراجعه به وب‌سایت دانشگاه مورد نظر و جستجو استاد در بخش هیات علمی دانشکده و دپارتمان مربوطه می‌توانید اساتیدی که به لحاظ کاری و پژوهشی بیشترین شباهت و همپوشانی با شما دارند را مشخص کنید و سپس به مکاتبه با آنها بپردازید.
نحوه پیدا کردن استاد از سایت دانشگاه‌ها
برای استفاده از این روش ابتدا به وب‌سایت دانشگاه مورد نظر مراجعه کرده و به دنبال گزینه Faculties یا Colleges یا Departments بگردید تا بتوانید رشته خود را را از بین دانشکده‌ها و دپارتمان‌های مختلف دانشگاه بیابید. در صفحه مربوط به رشته‌تان، قسمتی با نام Academic staffs یا Faculty members وجود دارد. وارد این بخش شوید تا اسامی اعضای علمی و مشخصات و راه‌های ارتباطی با آنها را مشاهده کنید.
3: یافتن اساتید از شبکه‌های اجتماعی
روش دیگر که روش امروزی‌تری است، جستجوی استاد از طریق پایگاه‌های علمی و شبکه‌های اجتماعی علمی است. البته در این زمینه هر شبکه اجتماعی نمی‌تواند کمک کننده باشد و شما حتماً باید شبکه‌های تخصصی آکادمیک مراجعه کنید. از مهمترین شبکه‌های اجتماعی دانشگاهی می‌توان به مواردی مانند گوگل اسکالر (google Scholar) ریسرچ گیت (Researchgate) و شبکه آکادمیا (academia) اشاره کرد. در واقع موارد نام برده شده یک پایگاه داده بسیار بزرگ از اساتید و پژوهشگران مطرح دانشگاه‌های مختلف جهان هستند.
4: یافتن اساتید از طریق جستجو در منابع پژوهشی و مقالات
اما به عنوان چهارمین و آخرین روش می‌توان به روش یافتن استاد از روش جستجو در منابع پژوهشی و مقالات اشاره کرد. این روش برای افرادی مناسب است که در یک زمینه تحقیقاتی خاص و مشخص کار می‌کنند و می‌دانند که در زمان اخذ پذیرش، قصد دارند بر روی چه پروژه‌هایی یا چه موضوعاتی فعالیت کنند. در این حالت می‌توان در بخش‌های مختلف یک مقاله، از جمله بخش مولف مقاله، قسمت منابع و … به فهرستی از نام اساتید مرتبط با یک زمینه پژوهشی خاص دست پیدا کرد. پس از پیدا کردن نام استاد می‌توانید با جستجویی در گوگل، اطلاعاتی درباره فرم مورد نظر، مانند دانشگاه محل تدریس، زمینه‌های تحقیقاتی، اطلاعات تماس و … را به دست آورید.
مکاتبه با اساتید خارج از کشور از طریق ایمیل
پس از اینکه استاد مناسبی برای خود یافتید، باید از طریق ارسال ایمیل به استاد، نظر او را جلب کنید. ایمیل شما باید از ساختار و قواعد خاصی پیروی کند. علاوه بر متن ساختارمندی که برای استاد ارسال می‌کنید باید مدارکی مانند رزومه را برای وی نیز ارسال کنید. اگر ساختار ایمیل شما درست باشد و رزومه قوی داشته باشید می‌توانید استاد را متقاعد کنید که به شما فرد مناسبی برای اخذ پذیرش و یا دریافت فاند هستید. در واقع می‌توان گفت ایمیل قوی یعنی گرفتن نتیجه بهتر در مدت زمان کمتر.
ارسال ایمیل به استاد یکی از مراحل بسیار ساده در اخذ فاند یا پذیرش است، اما قواعد، ساختارها و باید نبایدهایی دارد که حتماً باید رعایت شوند. در ادامه مطلب به ذکر این موارد خواهیم پرداخت. لطفا اگر قصد ارسال ایمیل به اساتید به هر منظور مختلف را دارید حتماً به موارد ذکر شده به دقت کنید تا بتوانید بهترین نتیجه را کسب کنید.
ساختار صحیح ایمیل مناسب
برای ایمیل خود عنوان مناسبی را انتخاب کنید.
اولین و مهمترین قسمت ایمیل عنوان آن است. بسیاری از ایمیل‌ها حتی توسط اساتید باز نمی‌شوند. زیرا آنها انبوهی از ایمیل‌های مختلف از سوی دانشگاه‌ها، دانشجویان، مجلات علمی و … دریافت می‌کنند و اکثرا سعی می‌کنند به ایمیل‌هایی که عناوین مهم دارند، پاسخ دهند. اگر عنوان ایمیل را به درستی تنظیم شود، احتمال دریافت پاسخ از جانب استاد بسیار زیاد خواهد بود.
عنوان رسمی و مناسبی را برای استاد خود انتخاب کنید.
اکنون که موضوع خود را مشخص کرده و در قسمت subject ایمیل یادداشت کردید، باید متن ایمیل را بنویسید. معمولاً شروع متن با مخاطب قرار دادن فردی است که ایمیل برای او ارسال می‌شود. در اینجا مخاطب شما استاد دانشگاه است، پس بهتر است از عبارتی مانند استاد عزیز برای شروع متن استفاده کنید. بهترین خطاب نام استاد، همراه با عبارت Dear professor یا Dear Dr است.
از نوشتن ایمیل طولانی اجتناب کنید.
اگر متنی که می‌نویسید طولانی است، ممکن است استاد از خواندن آن صرف نظر کند. بهترین ساختار ایمیل، متنی شامل 3 پاراگراف است که در پاراگراف اول آن مشخصات دانشجو مانند تحصیلات، علاقمندی‌های پژوهشی، گواهینامه‌ها و تجربیات دانشجو و … نوشته می‌شود.
پارگراف دوم بخش حساس ایمیل است. زیرا می‌تواند تاثیر عمیقی بر خواننده بگذارد. بنابراین باید به بهترین شکل ممکن نوشته شود. هر قدر برای نوشتن پاراگراف دوم وقت بگذارید باز هم ارزش دارد. ایمیلی که برای استاد می‌فرستید، باید نشان دهد که شما به عنوان متقاضی، درک کاملی از حوزه پژوهشی استاد دارید. هنگام نوشتن ایمیل، به مقالات و آثار تحقیقاتی استاد اشاره کنید و نشان دهید که به خوبی با آثار او آشنا هستید. برای این کار بهتر است از قبل چند مقاله نوشته شده توسط استاد مورد نظرتان را بخوانید و به صورت خلاصه‌وار در ایمیل به آنها اشاره کنید تا به او نشان دهید که در مسیر رسیدن به هدف خود مصمم هستید و احساس تکلیف می‌کنید. این مواردی استاد را ترغیب خواهد کرد که حتماً به ایمیل شما پاسخ دهد.
بهتر است علاوه بر اشاره به آثار استاد، توضیح دهید که خودتان تا چه اندازه در فیلد پژوهشی مورد نظر کار کرده‌اید و کارهایتان تا چه اندازه به کارها و پروژه‌های استاد نزدیک و مرتبط است. اگر مقاله یا اثری در این زمینه دارید، حتماً به آن اشاره کنید تا استاد بتواند آنها را بررسی کند.
در پاراگراف سوم درخواست خود را به صورت کاملاً واضح و صادقانه بیان کنید و پس از اشاره به درخواست خود، اشاره کنید که آمادگی لازم برای پاسخگویی به هرگونه سوال یا درخواستی از استاد را دارید و منتظر نظر استاد هستید. آخرین بخش ایمیل که به بخش امضا معروف است هم مهم است. بخش امضا شامل مواردی مانند نام کامل فرستنده ایمیل، دانشگاه محل تحصیل و شهر و کشور وی می‌باشد. بهتر است بخش امضا تا حد امکان ساده و کوتاه باشد. حتماً از عبارت های مرسوم در بخش پایانی مانند Yours sincerely، استفاده کنید.
بایدها و نبایدهای مکاتبه با استاد
- لحن جملات شما باید کاملاً محترمانه و رسمی و دور از هر گونه تعارف و چاپلوسی باشد.
- به هیچ وجه نباید از کلمات مخففی که در هنگام چت به کار گرفته می‌شود استفاده کنید.
- هنگام شروع متن به هیچ وجه نباید از عباراتی مانند Dear Sir یا Dear Madam به جای Dear professor یا Dear Dr استفاده کنید.
- متن ایمیل باید کوتاه و فقط دربردارنده‌ی نکات اصلی باشد. متون بلند معمولاً تاثیرگذاری کمتری دارند و حوصله خواننده را سر می‌برند.
- تمامی مطالب عنوان شده توسط شما باید عین واقعیت باشند. عنوان هرگونه مطلب غیر واقعی می‌تواند در آینده برای شما مشکلاتی به وجود آورد.
- یکی از مهمترین نکات که مرتبط به متن ایمیل نیست اما حتماً باید رعایت شود، این است که به هیچ عنوان به اساتید مختلف از یک دانشکده به صورت همزمان ایمیل ارسال نکنید. زیرا اگر در جلسات کمیته پذیرش دانشگاه مشخص شود یک متقاضی با بیش از یک استاد مکاتبه کرده است، بدون هیچ اقدامی پرونده‌اش کنار گذاشته می‌شود.
- رعایت اصول نگارشی در ایمیل بسیار مهم است. زیرا نشان می‌دهد که نویسنده آن به اندازه کافی از مهارت‌های نگارش زبان انگلیسی برخوردار هست یا نه. طبیعتاً اساتید دانشگاه فردی آکادمیک هستند و بر روی چنین مواردی حساسیت‌های خاصی دارند.
- در صورتی که جواب ایمیل خود را از استاد دریافت نکردید، همان ایمیل اولیه را چندین بار ارسال نکنید. بعد از مدتی مشخص دوباره برای او ایمیل بفرستید، اما اینبار در ایمیل دوم به صورت مودبانه به ایمیل قبلی خود اشاره کنید. مثلاً بنویسید که شاید ایمیل قبلی به دست‌تان نرسیده است. هیچ‌گاه به ایمیل اول خود ارجاع ندهید و از وی نخواهید که ایمیل اول شما را از بین انبوه ایمیل‌هایی که برایش ارسال شده پیدا کرده و بخواند.
زمان مناسب برای مکاتبه با اساتید خارج از کشور
زمان ارسال ایمیل به استاد مساله بسیار مهمی است. اگر در زمان مناسب برای استاد مورد نظر ایمیل بفرستید، به احتمال زیاد در موقع مناسب پاسخ ایمیل خود را دریافت خواهید کرد. 2 مورد درباره زمان ارسال ایمیل وجود دارد که باید رعایت کنید. مورد اول این است که بهتر است یک سال قبل از ترمی که می‌خواهید وارد دانشگاه مورد نظر شوید با استاد مکاتبه کنید تا در این بازه زمانی تقریباً طولانی، پاسخ نهایی را از استاد بگیرید. اگر جواب وی منفی بود که می‌توانید با استاد دیگری مکاتبه کنید، اگر نه بهتر است کمی در مورد اقداماتی که باید انجام دهید با وی صحبت کرده و از او راهنمایی بگیرید یا به سراغ کارهای دیگر مانند اخذ ویزا بروید. دوماً سعی کنید در زمان کاری وی برایش ایمیل ارسال کنید. زیرا امکان اینکه استاد در زمان کاری ایمیل‌های خود را چک کند، بیشتر از سایر زمان‌ها است.
نمونه مکاتبه با اساتید خارج از کشور
اصولاً اساتیدی که بر روی کارهای پژوهشی متمرکز هستند، بسیار پرکارند و فرصت چندانی برای خواندن و پاسخ به ایمیل‌ها ندارند. بنابراین همان طور که گفته شد، ایمیل شما باید کوتاه و مختصر باشد. اگر برای اخذ پذیرش یا فاند در دوره کارشناسی ارشد اقدام به برقراری ارتباط با استاد کرده‌اید، بهتر است متنی بنویسید که بیشتر از ۵ خط نداشته. اما اگر برای دوره دکتری اقدام می‌کنید، متن‌تان باید کمی طولانی‌تر باشد، تا استاد مربوطه اطلاعات بیشتری در مورد شما کسب کند. متن زیر نمونه ایمیل به استاد برای اپلای دکتری است.
Email Subject: Prospective PhD Student of ———— Engineering (Name of Scholarship Scheme)
Respected Prof. Dr. XYZ
Have a Good Day;
I would like to inquire whether you are currently accepting graduate students. I am writing to you in order to find a suitable Doctorate (PhD) student research position in your esteemed research group. Currently, I hold my Master’s degree in ———— from ———— University and Bachelor’s degree in ———— from ———— University.
Besides that, I have more than ———— years of versatile professional work experience which includes ————. The main focus of my research and professional work experience has been ————. I have explored your department’s graduate school website in detail. Moreover, I have studied your research interests along with some recent publications and it seems like an excellent fit for me. I want to do my doctoral research under your kind supervision. If you find me a potential candidate, then please accept me as your PhD student and issue me an “ACCEPTANCE LETTER” as my PhD supervisor, so that I can timely proceed with my admission application. I am going to apply for “———— Scholarship Scheme” for the intake session ————.
My “CV” and academic transcripts of bachelor and Master are attached, please have a look into that. I shall be looking forward a positive response from you. Thanks.
Best Regards,
Your Name
Prospective PhD Student
Email ID & Cell Number