نکاتی که در ارائه پاورپوینت باید رعایت کنیم

آیا می دانید رموز یک ارائه خوب چیست و در هنگام ارائه مطلب به یک جمع باید به چه نکاتی توجه کرد؟

امروزه در اکثر سخنرانی های علمی از نرم افزار پاورپوینت استفاده می شود. استفاده درست و بجا از پاورپوینت میتواند کمک زیادی به موثر بودن ارائه مطلب کند ولی اگر به درستی از آن استفاده نشود تنها مانع بوجود آمدن یک ارتباط درست و مناسب بین سخنران و شنونده است. در بعضی از سخنرانی ها به نظر می رسد اگر سخنران کلا پاورپوینت را کنار بگذارد و فقط حرف بزند بسیار موثر تر خواهد بود.
نکته اول و شاید مهمترین نکته در سخنرانی ها اینست که پاورپوینت در محوریت پرزانتاسیون نیست. اصل قرار دادن پاورپوینت بزرگترین اشتباهی است که اکثریت سخنرانان مرتکب آن میشوند. آنها فراموش میکنند که پاورپوینت در خدمت آنها است نه آنها در خدمت پاورپوینت. پاورپوینت کمک به سخن است و فرع است نه اصل. بسیاری از سخنرانان خود را کسی میدانند که باید مطالبی را که در پاورپوینت نوشته شده توضیح دهند. اینطور نیست. اصل، سخنانی است که سخنران ارائه میدهد و پاورپوینت فقط با کمک گرفتن از یک سری داده های تصویری سعی میکند به فهم مطلب کمک کند. فراموش نکنید. شما سخنران هستنید. شما و سخنان شما باید در مرکز توجه باشد نه اسلایدهای شما و نه حتی دست نوشته های شما.
آماده کردن یک سخنرانی
مهمترین قسمت یک سخنرانی متن آن است نه ظاهر آن. البته ظاهر خوب به درک مطلب کمک میکند ولی یک سخنرانی زیبا اما بدون محتوا به چه دردی میخورد. پس ابتدا سعی کنید محتوای سخنرانی خود را تنظیم کنید. در باره چه مطلبی قصد دارید صحبت کنید. چه اندازه در باره آن مطلب میدانید. ابتدا سعی کنید تازه ترین مطالب را در مورد سخنرانی مطالعه کنید. این سخنرانی میتواند یک فرصت خودآموزی برای خود شما باشد. باید بدانید شنوندگان شما از لحاظ علمی در چه حدی هستند تا بتوانید مطلب متناسب و در حد آنها را تهیه کنید. مسلما مطالبی که باید برای دانشجویان تهیه شود با مطالبی که باید برای متخصصان امر گفته شود متفاوت خواهد بود.
برای سخنرانی خود یک مسیر و جریان منطقی در نظر داشته باشید. میتوانید در ابتدا از اهمیت موضوع و اینکه قصد دارید چه مطالبی را منتقل کنید صحبت کنید. بعد مطالب را بگویید و در آخر خلاصه کنید که چه چیزی به حضار گفته اید. اگر شنوندگان از اول بدانند شما قصد دارید آنها را به کجا ببرید آرام مینشینند و با شما همراه میشوند وگرنه در تمام طول سخنرانی ذهن آنها دنبال این مطلب است که شما در کل میخواهید چه بگویید و این آنها را خسته کرده و مانع جذب مطلب شما میشود. اول و آخر سخنرانی مهمترین قسمت های آن هستند و بیشترین تاثیر را در شنونده میگذارند. پس باید قوی ترین قسمت سخنرانی باشند. مهمترین پیام ها را در این قسمت ها بگذارید.
بعد از مشخص کردن قالب کلی مطلب و اینکه دقیقا راجع به چه چیزی میخواهید صحبت کنید میتوانید صفحات پرزانتاسیون خود را با پاورپوینت تهیه کنید.

نکات مهم در تهیه یک پاورپوینت خوب

در تهیه یک پاورپوینت مناسب دو نکته اهمیت بسیار دارد
سخنرانی جای بمباران اطلاعاتی حضار نیست. یکی از اشتباهات رایج سخنرانان اینست که سعی میکنند در زمان کوتاه سخنرانی حجم بالایی از اطلاعات را ارائه دهند. سیاست بهتر اینست که چند نکته مهم و کلیدی را در نظر بگیرید و سعی کنید آن نکات را بیشتر توضیح داده و روشن تر کنید. پس سعی کنید از حداقل اسلاید ها استفاده کرده و در طول سخنرانی نکات مهم را تکرار کنید.
سخنرانی یک ابزار شنیداری و پاورپوینت یک ابزار دیداری است. در حین سخنرانی شما با حرف زدن سعی میکنید مطلب مورد نظرتان را به شنونده منتقل کنید. حال اگر صفحات پاورپوینت همان گفتار شما را بصورت نوشته نشان دهد نه تنها چیزی به پرزانتاسیون شما اضافه نکرده است بلکه میتواند تا حدود زیادی مخل آن هم باشد. وقتی یک اسلاید نمایش داده میشود حضار قبل از اینکه به شما گوش دهند اول شروع به خواندن مطالب آن صفحه میکنند. وقتی خواندن آنها تمام شد تازه شروع میکنند به گوش دادن به شما. در این حین قسمتی از سخنان شما شنیده نمیشود. از آن بدتر قبل از آنکه چیزی را بگویید آنها آن را از روی اسلاید خوانده اند و عملا گفتار شما مطلبی زائد به نظر خواهد رسید. پس در اینجا پاورپوینت است که دارد سخنرانی میکند نه شما.
راه حل این مشکل اینست که از قدرت واقعی نمایش دیداری یعنی تصویر استفاده کنیم. تفاوت تلویزیون و رادیو این نیست که تلویزیون گفته ها را بصورت نوشته نشان دهد بلکه چیزی که تلویزیون به رادیو اضافه میکند تصویر و فیلم است. بهترین کمکی که صفحات پاورپوینت میتوانند به سخنان ما بکنند اینست که چیزی را که سخن نمیتواند به شنونده القا کند از طریق تصویر بگوید. متاسفانه اکثریت قریب به اتفاق اسلایدهای پاورپوینت که در سخنرانی ها میبینیم فقط نوشته هستند. دلیل آن هم ساده است. تهیه نوشته راحت تر از تهیه یک تصویر یا فیلم است. اگر میخواهید از قدرت واقعی پاورپوینت استفاده کنید سعی کنید بیشتر از تصویر استفاده کنید و تا حد امکان نوشته ها را کم کنید. از تصاویر با کیفیت استفاده کنید. اگر تصاویر شما کیفیت پایینی دارند همان بهتر که اصلا آنها را نشان ندهید.
نکات مهم دیگری که باید در تهیه صفحات به آنها توجه شود عبارتند از
اندازه حروف : نوشته های اسلاید را طوری بنویسید که دورترین بیننده هم بتواند آنها را به راحتی بخواند. نوشته های کوچک فقط صفحه را پر میکنند. سعی کنید از فونت کوچکتر از ۲۴ استفاده نکنید.
فونت : از فونت های مناسب استفاده کنید. فونت های مناسب آنهایی هستند که به راحتی قابل خواندن هستند. از استفاده از فونت های عجیب و غریب و یا به فرم ایتالیک امتناع کنید. برای عنوان از فونت های Arial یا Verdana استفاده کنید و برای خطوط بعدی میتوانید از Times New Roman استفاده کنید.
رنگ : در هر اسلاید برای نوشته ها حداکثر از دو رنگ استفاده کنید. اسلایدهای رنگارنگ موجب کاهش توجه بیننده به متن میشود. در اسلایدهای متوالی رنگ یا نوع فونت نوشته ها را تغییر ندهید و سعی کنید در تمان صفحات از یک روال ثابت استفاده کنید.
زمینه : برای متن و نوشته ها از رنگ های متضاد استفاده کنید تا خواندن راحت تر باشد. مثلا زمینه سیاه یا آبی تیره و نوشته سفید یا زرد یا زمینه سفید و نوشته سیاه. البته زمینه تیره بهتر است چون توجه بیننده را بیشتر به مطلب جلب میکند.
سادگی : ساده ترین بهترین است. سعی کنید تا حد ممکن از انیمیشن های پاورپوینت که کلمات نوشته شده را به شکل های عجیب و غریب وارد اسلاید میکنند دوری کنید. استفاده از این انیمیشن ها تمرکز حضار را بشدت بهم میزند. بهتر است پدیدار شدن و محو شدن کلمات پیچیده ترین انیمیشن شما باشد.
هماهنگی : سطر های نوشته را با هم نشان دهید نه تک تک.
سعی کنید در هر اسلاید از کلمات کمتری استفاده کنید. صفحات را پر از مطلب نکنید. حضار باید بیشتر به شما گوش دهند نه محتویات پاورپوینت را بخوانند. اسلاید های شلوغ را هیچ کسی نمیخواند. بسیاری از اسلاید ها را میتوان با حداکثر چند کلمه ساخت. در هر صفحه حداکثر از چهار سطر و در هر سطر حداکثر از چهار کلمه استفاده کنید.
در نوشته ها از کلمات کلیدی استفاده کرده و سعی کنید از نوشتن جملات کامل اجتناب کنید.
بعد از نوشتن تمام متون، مجددا با دقت آنرا خوانده و غلط های املایی را تصحیح کنید. غلط املایی اعتماد حضار را به سخنران مخدوش میکند.
تمرین
از قبل، سخنرانی را تمرین کنید. با این کار مشکلات خود را کشف کرده و آنها را برطرف میکنید. یکی از روش های کمک کننده اینست که سخنان خود را ضبط کرده و به آن گوش دهید. از رایجترین مشکلات سخنران ها اینست که زمان را رعایت نکرده و موجب میشوند رئیس جلسه چند بار به آنها تذکر دهد. با این تذکرات هم دقت سخنران و هم توجه حضار کم میشود و در آخر، سخنران ممکن است مجبور شود سخنرانی را نیمه تمام رها کند. سعی کنید در تمرین سخنرانی، آنرا زودتر از زمان تعیین شده تمام کنید

نکات مهم یک اجرای مناسب

بهترین مطالب حتی در بهترین قالب ها اگر به درستی در صحنه سخنرانی اجرا نشوند تاثیر کافی را در حضار نخواهد داشت. نکات مهم در یک اجرای خوب عبارتند از
در جلوی حضار شما مانند یک هنرپیشه هستید. باید خوب به نظر برسید. لباس مرتب و مناسب بپوشید. ظاهر شما و حرکات شما تاثیر زیادی در جلب توجه حضار دارد.
آرام و بلند و شمرده صحبت کنید. تند تند صحبت کردن اجازه درک مطلب را از حضار میگیرد. کسی که با تون پایین صحبت میکند مانند این است که به حرف های خود شک دارد. حضار به سخنان چنین فردی خوب توجه نمیکنند.
پشت میز خود را پنهان نکنید. با تمام قد رو به حضار بایستید تا بتوانید از Body language یا صحبت با بدن استفاده کنید. منظور از صحبت کردن با بدن وضعیتی است که شما در حین سخنرانی می ایستید، راه میروید، از دست های خود و حتی از شکل صورت خود برای بیان مطلب استفاده میکنید.
یکی از مشکلات سخنرانان بخصوص سخنرانان تازه کار اضطراب قبل و یا در حین سخنرانی است. اشتباه نکنید. بقیه نیامده اند که در باره علم شما قضاوت کنند. آمده اند چیزی یاد بگیرند. مطمئن باشید که در جلسه سخنرانی، شما در مورد مطلب از همه حضار بیشتر حضور ذهن دارید. پس نگران و مضطرب نباشد و با اعتماد به نفس سخنرانی خود را ارائه دهید.
بدترین وضعیتی که یک سخنران میتواند به خود بگیرد اینست که به حضار پشت کرده و از روی پرده، نوشته های خودش را بخواند.
بعضی سخنران ها هم گرچه رو به حضار هستند ولی سر خود را پایین گرفته و سعی میکنند نوت هایی را که از قبل نوشته اند بخوانند یا از روی مانیتور نوشته های اسلایدها را بخوانند. این کار هم بشدت به ارزش سخنرانی لطمه میزند. از روی نوشته های اسلاید نخوانید. اگر قرار به خواندن باشد، حضار بهتر از شما آنها را میخوانند. سعی کنید متن سخنرانی را از قبل حفظ کرده و در حین سخنرانی رو به حضار و چشم در چشم آنها سخنان خود را بگویید.
البته میتوانید رئوس مطالب را از قبل نوشته و برای اینکه مطمئن باشید نکته ای از قلم نمیافتد گاهگاهی به آنها نگاه کنید ولی از روی نوشته هایتان نخوانید. اگر نکته ای هم از قلم افتاد زیاد نگران نباشید. شما ماشین نیستید.
تون صحبت خود را بر حسب مطلب کم و زیاد کنید. گاهی اوقات بلند صحبت کنید و گاهی به ناگهان شدت صدای خود را کاهش دهید. این یکی از رمز های سخنرانان بزرگ است. با بالا و پایین بردن تون صدای خود در لحظات مناسب میتوانید توجه حضار را بیشتر به مطالب مهم بحث جلب کنید.
بین صحبت هایتان در لحظاتی برای چند ثانیه مکث کنید. این مکث ها در لحظات مهم سخنرانی به حضار چند ثانیه فرصت میدهد تا راجع به مطلبی که گفته اید کمی فکر کرده و آنرا خوب در ذهن خود جایگزین کنند.
با حضار تماس چشمی داشته باشید. از قانون سه استفاده کنید. به چشم هر یک از حضار سه ثانیه نگاه کنید. هر چند وقت یکبار هم به کل حضار نگاه کنید.
تکرار سخنان کلیشه ای در ابتدای سخنرانی مانند اینکه “صحبت راجع به … به من واگذار شده است” و یا “در اینجا میخواهم ابتدا از وقتی که به من داده شده تشکر کنم و …” مناسب نبوده و فقط وقت با ارزش جلسه را میگیرد.
مسیر سخنرانی شباهت زیادی به یک مقاله دارد که در ابتدای آن مقدمه است و سپس اصل مطلب و سپس نتیجه گیری قرار میگیرد. از این مسیر پیروی کنید.
در صورت لزوم میتوانید برای جلب توجه بیشتر حضار نکات طنز ظریفی را در متن سخنرانی بگنجانید ولی اگر در یک فرهنگ ناآشنا سخنرانی میکنید در این مورد بسیار مراقب باشید. گاهی اوقات چیزی که به نظر شما طنز است به نظر بعضی از حضار ممکن است توهین باشد.
زمانی را که برای ارائه مطلب به شما داده شده است رعایت کنید. تذکر مکرر رئیس جلسه به شما مبنی بر تمام شدن وقت، ارزش سخنرانی شما را کم میکند و ممکن است در نهایت شما را مجبور کند تا سخنرانی خود را نیمه تمام رها کنید.
در آخر سخنرانی از حضار به خاطر توجهشان تشکر کنید.

نکات مهم تکنیکی

در استفاده از سخت افزارهای سالن سخنرانی به نکات مهم زیر توجه کنید
ممکن است پاورپوینت یا فیلم یا نوشته روی کامپیوتر شما به درستی نمایش داده شود ولی به همان صورت روی کامپیوتر سالن دیده نشود. پس قبل از شروع سخنرانی حتما یک بار کل صفحات پاورپوینت خود را بر روی کامپیوتر سالن سخنرانی ببینید و بخصوص از اجرا شدن صحیح فیلم ها و تصاویر و فونت نوشته ها اطمینان حاصل کنید.
ممکن است پروژکتور سالن به درستی میزان نشده باشد و قسمتی از مطالبی که باید نمایش داده شود بیرون از پرده بیفتد. برای پیشگیری از این وضعیت در حین طراحی صفحه باید سعی کرد دور صفحه کمی خالی باشد تا اگر پروژکتور میزان نبود چیزی از قلم نیفتد.
قبل از شروع سخنرانی تلفن همراه خود را خاموش کرده یا در حالت ساکت بگذارید. زنگ زدن تلفن در وسط سخنرانی وجهه خوبی ندارد.
فایل های مربوط به پاورپوینت خود را از روی کامپیوتر خود بر روی یک سی دی نوشته و با استفاده از سی دی آنها را به کامپیوتر سالن منتقل کنید. انتقال اطلاعات با استفاده از فلش مموری درست نیست. علت اینست که به علت اینکه فلش مموری های زیادی از طرف دیگر سخنرانان به کامپیوتر سالن متصل میشوند احتمال آلوده شدن این کامپیوتر به ویروس زیاد است و این ویروس ها به راحتی به فلش مموری شما منتقل و سپس از طریق آن به کامپیوتر شخصی شما وارد میشوند. ویروس ها نمیتوانند از کامپیوتر سالن به روی سی دی بروند.
در حین سخنرانی برای عوض کردن صفحات سعی کنید تا از موس وایرلس استفاده کنید تا مجبور نباشید نزدیک به کیبورد یا ماوس پشت میز میخکوب شوید.
همیشه برای سخنرای خود یک نقشه پشتیبان داشته باشید. بهترین نقشه پشتیبانی اینست که کل سخنرانی خود را از قبل حفظ کنید و یا حداقل، مطالب آنرا بصورت نوشته هم داشته باشید تا چنانچه احیانا کامپیوتر یا سیستم های الکترونیک سالن دچار اشکال شدند شما بتوانید سخنرانی خود را ادامه بدهید.